Bagaimana untuk mencetak sijil pukal dengan pantas (Teknik Mail Merge)

Mencetak sijil pukal dengan pantas merupakan satu kemahiran yang amat berguna sekiranya anda perlu mencetak sijil secara pukal (banyak).

Guru – guru sudah pasti tahu bahawa mencetak satu atau dua sijil sememangnya tidak membawa banyak masalah, dan boleh dibuat dengan menggunakan cara copy dan paste.

Sungguhpun demikian, jika jumlah sijil tersebut banyak, sehingga berpuluh atau beribu keping, ianya boleh menjadi sukar dan dalam kebanyakan situasi mengakibatkan kekeliruan.

Kekeliruan ini akan mengakibatkan kesilapan cetakan berlaku, dan seterusnya mengakibatkan pembaziran masa, bahan dan wang.

Oleh itu, di sini saya kongsikan cara untuk sijil secara pukal dengan cara yang pantas, melalui penggunaan Mail Merge yang ada pada Microsoft 365 (Microsoft Words).

LANGKAH MENCETAK SIJIL PUKAL DENGAN PANTAS

1. BUKA MICROSOFT WORD

Buka Microsoft Word dan buat template sijil yang ingin dicetak.  Jika sekolah tidak menyediakan sijil kosong, anda boleh terus mereka bentuk template sijil anda dengan menggunakan Microsoft Words.

Salinan template sijil sekolah yang saya cipta adalah seperti dibawah.

Sungguhpun demikian, jika anda seperti sekolah saya, kertas sijil sudah disediakan, jadi saya hanya perlu membuat template untuk cetakan pada sijil itu.

Dalam kes seperti ini, anda perlu memastikan cetakan pada kertas sijil kelak adalah tepat.  Biasanya saya akan mencetak template yang saya sediakan pada kertas kosong, dan membuat perbandingan template saya dengan kertas sijil yang ada seperti yang anda lihat dibawah.

Adalah penting untuk anda meninggalkan bahagian – bahagian dalam template yang akan berubah kosong bagi membolehkan ianya diisi kelak.

Di sini, bahagian yang saya akan biarkan kosong adalah bahagian NAMA dan JAWATAN.

2. BUKA MICROSOFT EXCEL

Setelah selesai membuat template di Microsoft Words, kini gilaran membuka perisian Microsoft Excel.

Di sini anda perlu membuka satu dokumen Excel baharu, dan membuat satu jadual dengan lajur pertama terisi NAMA, dan lajur kedua terisi JAWATAN seperti yang anda lihat dibawah.

Save dokumen tersebut.

Dokumen Microsoft Excel yang anda baharu sahaja cipta ini akan bertindak sebagai pangkalan data kepada sijil yang anda akan mula cetak.

Font dan saiz tulisan boleh diubah dengan mengubah template kelak.

3. MULAKAN ‘MAIL MERGE’ DI MICROSOFT WORD

Sesudah siap pangkalan data di Microsoft Excel, pergi kembali ke template sijil yang telah disiapkan tadi.

Di sini, pergi ke MAILINGS > START MAIL MERGE > STEP BY STEP MAIL MERGE WIZARD.

Kemudian, lihat pada sebelah kanan skrin dan pilih LETTERS dan kemudian NEXT: STARTING DOCUMENTS seperti yang kelihatan dibawah.

Kemudain, pilih USE THE CURRENT DOCUMENT, dan llik NEXT: SELECT RECIPIENTS seperti di bawah.

4. PILIH SENARAI FAIL MICROSOFT EXCEL

Seterusnya, anda perlu menghubungkan senarai nama pelajar dalam Microsoft Excel tadi dengan template sijil yang telah dibuat dalam Microsoft Word. Ini merupakan langkah 3 daripada 6 dalam Microsoft Words.

Untuk melakukan hubungan ini, pilih USE AN EXISTING LIST, dan pilih BROWSE seperti yang anda lihat dibawah.

Satu tetingkap baharu akan terbuka.  Di sini, anda kena pilih senarai nama (pangkalan data Microsoft Excel) yang ingin dicetak tadi can klik OPEN seperti yang ditunjukkan dibawah.

Pilih SHEET nama yang dibuat dalam Microsoft Excel tadi, dan klik OK.

Satu tetingkap baharu akan keluar dan anda perlu memilih nama yang ingin dicetak.  Jika ingin mencetak semua, terus klik OK seperti yang ditunjukkan di bawah.

Selesai proses ini, klik pada NEXT: WRITE YOUR LETTER.

5. ‘MERGE’ DATA 

Kini proses menggabungkan pangkalan data tersebut dengan template sijil akan dilakukan.

Pada sijil taipkan ruangan yang anda mahu isi. Dalam kes saya, ianya adalah NAMA dan JAWATAN.

Untuk memasukkan dulu NAMA, highlightkan perkataan NAMA pada sijil.  Kemudian klik MORE ITEMS > pilih NAMA > klik INSERT dan klik CLOSE seperti ditunjukkan dibawah.

Sekarang, data yang terdapat di bawah ‘row’ NAMA dalam Microsoft Excel tadi telah dihubungkan dengan template ini.

Untuk memasukkan JAWATAN, ulangi langkat tersebut.

6. PREVIEW

Kini, template sijil anda telah dihubungkan dengan lengkap dengan pangkalan data dari Microsoft Excel tadi.

Perkara seterusnya adalah untuk melihat PREVIEW sijil tersebut.  Untuk ini, klik NEXT: PREVIEW YOUR LETTERS dan lihat pada bahagian kanan atas untuk melihat preview sijil tersebut.  Jika ada kesilapan atau pembetulan, anda boleh buat kemaskini yang perlu.

Jika tidak ada, anda klik NEXT: COMPLETE THE MERGE untuk menyelesaikan proses penggabungan antara template sijil anda dan pangkalan data anda.

7. CETAK

Selesai Langkah 6 diatas, anda kini sudah siap sedia untuk mencetak sijil secara pukal tanpa perlu cut and paste.

Jika bilangan cetakan anda melebihi 50, adalah digalakkan anda mencetak sebahagian sahaja dahulu untuk mengelakkan pencetak anda bekerja terlalu panas, dan seterusnya bermasalah.

VIDEO MENCETAK SIJIL PUKAL SECARA PANTAS

Bagi yang tidak suka membaca dan lebih suka menonton video, di sini saya sertakan video mencetak sijil secara pukal dengan cara pantas yang telah saya terangkan diatas.

Jangan lupa Subscribe kepada akaun YouTube saya.

KESIMPULAN

Diharapkan tips yang saya kongsikan tadi memberi sedikit pertolongan kepada rakan – rakan yang mahu mencetak banyak sijil.

Selamat mencuba, dan jangan lupa LIKE page Facebook saya.